Uma das estratégias de abordagem de prospecção é o fluxo de e-mail, uma sequência de e-mail programados para otimizar o tempo da equipe comercial. Neste artigo você aprenderá como montar os disparos dentro da Leads2b.
Pontos de atenções
Apenas usuários com papel de acesso que possuam permissão ao módulo de Prospectar > Fluxos, e com liberação para edição e adição, conseguem realizar o processo;
Usuários, com exceção ao administrador, só poderão vincular listas de contatos aos fluxos, que sejam de sua responsabilidade.
Listas de prospects vinculadas a fluxos, caso os contatos respondam aos e-mails, serão gerados leads. Desta forma, sendo removidos do fluxo imediatamente;
Você pode duplicar um fluxo já existente, alterando apenas a lista de contatos e programação de envios através do ícone:
Importante: O fluxo é iniciado dentro de 30 minutos a 01 hora, posterior a sua ativação.
1° Relacionar Lista de Contato
Para iniciar o fluxo, primeiro precisamos definir quais contatos irão receber os e-mails e as ações, para isso relacionamos uma lista com esses contatos no fluxo. Clique em "Entrada de contatos";
Do lado direito da tela você deve digitar o nome da sua lista e selecionar a que deseja;
Caso não tenha criado a lista, clique em Criar segmentação de lead:
Preencha os filtros que faça sentido para sua operação para criar a lista e clique em "Salvar segmentação":
Atenção! Para que o fluxo não seja atribuído a contatos já inclusos na lista selecionada, e sim apenas para novos contatos adicionados a partir da data de ativação deste fluxo, marque um checkbox na seguinte opção "Apenas contato novos a partir da criação deste fluxo";
2° Ações: Montar Ordem das Ações do Fluxo
Após a escolha da lista de contatos, vamos montar como será a sequência de e-mail e ações que o fluxo seguirá. Para isso, é muito importante que os modelos de e-mail já estejam configurado na plataforma.
Para escolher a sequência de ações do seu fluxo, selecione o ícone + e adicione a ação desejada, sendo possíveis as seguintes ações:
Enviar e-mail: Esta ação ao ser selecionada permite o envio do e-mail de um template escolhido. Ao clicar em cima do retângulo laranja, ao lado direito irá habilitar algumas opções que devem ser preenchidas para o funcionamento do fluxo.
Template do e-mail: Selecione o modelo de e-mail que deseja enviar. Automaticamente a plataforma puxa o assunto do e-mail que você já cadastrou.
Nome do remetente: Defina o nome do remetente, ou seja, o nome que vai aparecer como a pessoa responsável pelo envio do e-mail.
Endereço do remetente: Defina o e-mail que será apresentado no envio (não é necessário ter um cadastramento prévio).
Domínio: selecione o domínio cadastrado na plataforma.
Esperar: defina o tempo de espera entre uma ação e outra. Ou seja, selecionado um e-mail, antes do próximo envio selecione a ação esperar para que a plataforma espere a quantidade de dias necessárias para realizar um disparo, e não envie no mesmo dia.
Atenção! Ao informar um período de dias para o intervalo, é importante saber que o sistema faz essa contabilização em horas. Por exemplo, se a atividade anterior foi realizada às 16 horas, e foi configurado um intervalo de 2 dias para a próxima ação, o sistema contabilizará 48 horas para a realização da próxima atividade.
Esperar e agendar: Similar a funcionalidade anterior, além de configurar um intervalo entre as atividades, nesta opção é possível deixar agendado o horário para realização da próxima ação:
Por exemplo, intervalo de 1 dia, considerando o horário de 08h00 às 10h00, a próxima ação será efetuada após este período.
Atividades: Selecione a ação que deseja agendar, informe para daqui quantos dias, horas ou minutos a ação deve ser agendada:
O agendamento da ação ficará registrado na tela de “histórico e ações” dos contatos de sua lista, e também será possível controlá-las em Meus negócios > Atividades.
Aplicar Tag: Essa função permite a aplicação de tag em massa na lista vinculada ao fluxo. Utilize ela ao início ou final do fluxo, ou até mesmo como uma cadência única com a finalidade apenas da marcação.
Atenção! As tags devem ser previamente cadastradas em Parametrizações > Tags, para que estejam disponíveis para seleção.
Marcar como perdido: Utilizada em sua maior parte ao final da cadência, para marcar contatos que não foram convertidos como perdas. Assim como as tags, pode ser utilizado em uma cadência única com a finalidade de marcar uma lista de contatos em massa:
Atenção! Os motivos de perdas devem ser previamente cadastradas em Parametrizações > Motivos de Perda, para que estejam disponíveis para seleção.
3° Configurações
Para iniciar as edições do fluxo clique em "Configurações";
1° Destino do fluxo: escolha para qual usuário será direcionado as respostas dos e-mails. É possível escolher um:
Roteador (confirme disponibilidade no plano): nesta opção é possível fazer a distribuição para mais de uma pessoa, após a escolha selecione no campo a baixo qual o roteador escolhido para o fluxo. O roteador precisa ser previamente criado em parametrizações, para saber mais clique aqui.
Usuários: escolha um único usuário para receber as notificações das respostas recebidas. Após selecionar a opção, escolha um usuário.
2° Origem do fluxo: selecione qual a origem do fluxo, assim para todas as respostas automaticamente a plataforma atribui a origem escolhida.
3° Atividade padrão de resposta: ao selecionar uma atividade padrão (ligar, whatsapp, follow up, reunião, entre outras), em toda a resposta automaticamente a plataforma criará uma ação para o responsável pelo negócio.
4° Pipeline da nova entidade criada: escolha para qual pipeline em leads as empresas que tiveram uma resposta irão ser atribuídas. Atenção, essa funcionalidade funciona corretamente quando a empresa estiver em prospect.
5° Estágio da pipeline: após a escolha do pipeline, escolha em qual etapa a empresa deve ser atribuída após a resposta. Atenção, essa funcionalidade funciona corretamente quando a empresa estiver em prospect.
6° Período semanal de envio dos e-mails: nesta funcionalidade selecione os períodos em que será permitido a plataforma enviar os e-mail no fluxo trabalhado. Do lado esquerdo escolha os dias que serão possíveis ser enviado o e-mail, a ao lado esquerdo o período durante o dia selecionado.
4° Edições Finais
Antes de salvar lembre de colocar um nome em seu fluxo para garantir a organização.
Escolha se o fluxo será ativado ou não no momento.
Selecione a opção salvar e sair ou caso clique em Salvar o fluxo e ativar, o fluxo começará a rodar.
Boas Práticas
Não se esqueça de seguir as boas práticas para fluxos de automação de e-mails para prospecção ativa:
Não inclua listas de empresas não enriquecidas em seu fluxo;
Não repita o tempo de espera entre os e-mails;
Finalize seu fluxo com um motivo de perda ou com uma aplicação de tag para vinculá-lo a outra estratégia futuramente;
Sempre revise os resultados do seu fluxo e faça alterações de acordo com os dados, para saber mais das estatísticas do fluxo clique aqui.