Jornadas de Automação

As Jornadas de Automação são mecanismos criados para automatizar, facilitar e aprimorar a eficiência e a fluidez das suas comunicações, atividades e de todo o processo comercial.
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Elas combinam ações de inbound e outbound, automatizando campanhas de comunicação por e-mail e WhatsApp, além de criar atividades, movimentar negócios no funil, analisar condições de contato e acompanhar as conversões de e-mail.
Neste artigo, será explicado o passo a passo para criar uma Jornada de Automação e a função de cada ferramenta.

Para criar a sua primeira Jornada, Existem duas formas de acessar a seção de Jornadas de automação:

2. Menu lateral esquerdo: Clique em Automação e depois em Jornada de Automação.
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Ao acessar, você verá três abas principais:

Para criar uma nova, clique em “Criar Jornada”.

Após isso, você será direcionado à tela da Jornada.
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Nessa tela, definimos em forma de diagrama, um fluxo que os contatos irão seguir com base nas ações definidas.

Para definir quais serão esses contatos, precisamos parametrizar a etapa de "Segmentação". Depois de definir a segmentação, é necessário escolher as ações que deseja que sejam realizadas com os contatos da Jornada.

Quando sua Jornada estiver configurada, basta publicá-la clicando em "Publicar".

​Atenção: Caso você faça alguma alteração na Jornada e publique uma nova versão, os contatos da versão anterior não vão entrar na nova versão.

É importante também, ressaltar que ao publicar uma nova versão, a versão anterior continuará rodando, para desativa-lá, clique em "Desativar" antes de publicar a nova versão".

Caso queira que o contato reinicie do zero na Jornada, o recomendado é duplicá-la, criando uma nova. Isso porque um contato pode entrar apenas uma única vez na mesma Jornada. Para fazer isso, basta clicar no botão "Copiar" na tela de Jornadas.

Assim, publique a nova Jornada e esse contato iniciará do zero.
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A etapa de segmentação é o momento em que definimos quais contatos dentro dos seus Pipelines, vão receber cada comunicação dentro da jornada de automação.

Isso garante que o conteúdo seja relevante e personalizado, aumentando as chances de engajamento e evitando comunicações genéricas ou desnecessárias.

2. Escolha a entidade que será segmentada:

Após, selecionar a entidade, defina a lista de segmentação,

podendo ser ela uma lista fixa ou uma lista condicional.
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Lista fixa

Seleciona contatos pré-definidos em uma lista criada na aba Segmentações através de uma lista gerada da base de empresas ou de uma importação.
A automação executará as ações apenas nesses deals/negócios.

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Pode ser selecionada clicando no meu de "Listas Disponíveis"

Lista condicional
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Permite criar regras para que um deal/negócio entre automaticamente na jornada.
Você pode definir múltiplos grupos de condições ou apenas um grupo com condições específicas. Com base nessas condições, quando um negócio se enquadrar nas condições definidas, ele entrará na sua Lista condicional e consequentemente, na sua jornada.

Para entender melhor sobre como segmentar negócios de forma dinâmica com base em condicionais, e como funciona na prática, com exemplos reais. Acesse o artigo: Segmentações

Atenção: Dentro da configuração dessa ação, existe uma caixa de seleção com o texto: "Todos os negócios da lista. Essa opção não valida emails ou telefones que estejam no fluxo.".

Caso essa não seja selecionada, o sistema vai validar dentro da segmentação os negócios que não tem um e-mail válido e não vai permitir que esses iniciem na jornada.

As ações da jornada de automação são as tarefas que definem o que vai acontecer em cada etapa do fluxo.
Elas determinam como a jornada interage com cada contato presente na Segmentação. À seguir, será explicado cada uma delas:

Dentro da aba de atualizar negócio, temos duas ações possíveis.

Atribuir negócio

Essa ação atribui o negócio a um responsável, podendo ser definido um usuário ou um distribuidor para um grupo de usuários.

Para entender melhor sobre Roteador de Usuários, acesse o artigo: Distribuidor Automático

Adicionar Tag

Esta ação marca os deals com uma "etiqueta", assim facilitando a segmentação desses clientes. Por exemplo, a tag "e-mail enviado" pra facilitar a visualização de contatos que já receberam e-mail
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Dentro da aba de opções de envio, temos duas ações disponíveis.

Enviar um e-mail

Esta ação determina o envio de um e-mail para todos os contatos que passarem por essa etapa. Nela você configura um endereço de e-mail específico, podendo ser um e-mail sincronizado, da sua Caixa de Entrada, ou um Domínio.

⚠️ É fortemente recomendado que para que nos casos em que a segmentação tiver mais de 50 contatos, seja utilizado os Domínios, caso contrário seu e-mail pode ser banido. ⚠️

Após definir o modo de envio, basta escolher o assunto, o nome exibido como remetente, o tipo de envio, o tipo de destinatário e o período em que o e-mail poderá ser enviado.

Você também pode escolher um Modelo de E-mail customizado com variáveis, imagens e outras personalizações que você pode conferir no artigo:

Modelo de Email

Ao enviar ou ser respondido nesse e-mail, o sistema irá criar um histórico no negócio/deal onde está cadastrado o contato, como explicado nos artigos:
​Caixa de Entrada e Domínio.

Enviar mensagem de WhatsApp

Assim como na opção de e-mail, você deve definir um template de mensagem a ser enviado a todos os contatos que passarem por essa ação.

Após isso, é possível definir as opções de cobrança e atribuição, dependendo do seu processo comercial.
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Para entender melhor sobre a criação de templates de mensagem de WhatsApp, acesse o artigo: Modelos de Mensagem

Para entender melhor sobre limites de conversa e como adquirir o WhatsApp, confira o artigo: Canais de comunicação

Essa aba tem como opção única a ação do Agente de IA

Nessa opção você vai configurar as regras para o agente interagir com as mensagens respondidas pelos clientes.

Ou seja, ao selecionar essa ação na Jornada, o Agente não entrará em contato com o seu cliente.

Ele vai aguardar uma resposta, pelo tempo definido no campo de Duração máxima, e após isso começará a interagir com o seu contato.

Por isso, para configurar o Agente é importante parametrizar corretamente os campos:

​Selecione o Canal: É o canal em que o Agente irá se comunicar com o cliente, utilizado apenas em casos onde há mais de um WhatsApp cadastrado.

Agente: Nesse campo, será selecionado qual agente atenderá o contato em questão, utilizado apenas em casos onde há mais de um Agente configurado. Para entender mais sobre a configuração de Agentes, acesse o artigo: Agentes de IA

Duração Máxima: É o tempo máximo que o Agente aguardará antes de passar para a próxima etapa. Ou seja, se o contato responder dentro desse tempo, o Agente continuará a conversa. Caso contrário, se o contato não responder no prazo definido, o fluxo da Jornada de Automação seguirá normalmente.

Tempo de espera para a resposta do usuário: Essa opção define o tempo que o Agente de IA aguardará antes de processar a mensagem recebida do contato. Como o Agente é um robô, ele interpreta e processa blocos de texto e, após concluir esse processamento, inicia a resposta.

Por exemplo: se o contato que está conversando com o Agente enviar “Olá”, o Agente aguardará três segundos (tempo configurado no campo) e, então, começará a responder.

Se o contato enviar uma nova mensagem dentro desse intervalo, o Agente agrupará as mensagens e as considerará como uma única interação.

Já se o contato enviar uma nova mensagem, como “Gostaria de saber mais sobre o produto”, depois dos três segundos, enquanto o Agente ainda estiver respondendo, ele finalizará a resposta do “Olá” e, em seguida, responderá à nova mensagem “Gostaria de saber mais sobre o produto”.

Após parametrizar esses campos, basta salvar, e o Agente já estará pronto para responder suas conversas.
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Dentro da aba de condições, temos três ações disponíveis.

Esperar

Essa ação é usada para definir o tempo de espera ate o contato passar para a próxima etapa. Podendo ser configurada em dias, horas e minutos de espera e quais dias considerar para esse tempo estipulado.

Conforme exemplo acima, o contato vai esperar 1 dia para passar para próxima etapa.

Período semanal para considerar a espera:

Esse período define em quais dias e horários o sistema deve considerar o tempo de espera. O tempo configurado será respeitado apenas dentro dos dias e horários marcados como disponíveis.

Por exemplo: Imagine que um contato entre em uma ação de espera na sexta-feira, às 12h. Se o tempo configurado for de 1 dia (24 horas), o término natural seria no sábado, às 12h.

No entanto, como o sábado não está configurado como um dia de funcionamento, o sistema identificará o próximo horário disponível dentro do período configurado e continuará o fluxo nesse momento.

Seguindo o exemplo, o próximo horário disponível seria segunda-feira, às 8h. Assim, o contato seguiria para a próxima etapa na segunda-feira, às 8h01.

Condição de email

Quando há uma ação de "Envio de e-mail" podemos utilizar essa ação para abrir um caminho binário, com base na interação do usuário com o e-mail:

Você seleciona essa condição e o e-mail que quer validar nas configurações da ação:

Ao utilizar essa ação, você pode configurar outras ações em ambos os caminhos binários criados, que o contato vai seguir dependendo se realizou ou não a interação configurada.

Exemplo: Se abriu o e-mail, segue pela direita. Se não abriu segue pela esquerda.

Condição de contato

Utilizada como caminho para o cliente, onde você define os critérios que direcionam os contatos por este caminho específico.

Você pode configurar condições diferentes para cada caminho e usar quantos caminhos forem necessários, adaptando sua jornada a múltiplos perfis ou comportamentos.

Dessa forma é aberto um caminho para cada segmentação condicional, e em cada caminho podemos definir uma ação diferente:

Dentro da aba de ações de negócio, temos três ações disponíveis.

Movimentar Negócio

Utilizada para movimentar o deal/negócio de funil e tapa (dentro da mesma entidade de segmentação)

Reativar negócio perdido

Utilizada para reativar deals/negócios que estão com o status "perdido" que chegarem a essa etapa.

Perder Negócio

Utilizada para perder os deals/negócios que não serão mais tratados, definindo o motivo da perda. Como exemplo: Empresa fora do perfil

Nesta aba temos a opção de criar uma atividade dentro do deal/negócio.

Criar Atividade

Cria uma atividade, Podendo definir o prazo para que seja executada, quem será o responsável pela atividade e quais os dias e horários válidos para o agendamento da atividade selecionada.

Dias da semana e horários válidos para agendamento da atividade:

É importante ressaltar que o sistema de horários válidos para o agendamento da atividade funciona de forma semelhante à ação de "Esperar" onde esse período define em quais dias e horários o sistema deve considerar o tempo de espera. O tempo configurado será respeitado apenas dentro dos dias e horários marcados como disponíveis.

Por exemplo: Imagine que um contato entre na ação de atividade na sexta-feira, às 12h. Se o tempo configurado for de 1 dia (24 horas), o agendamento natural seria no sábado, às 12h.

No entanto, como o sábado não está configurado como um dia de funcionamento, o sistema identificará o próximo horário disponível dentro do período configurado e agendará a atividade nesse momento.
Seguindo o exemplo, o próximo horário disponível seria segunda-feira, às 8h. Assim, a atividade seria agendada na segunda-feira, às 8h01.

Nessa aba, temos a ação de finalizar a automação, chegando aqui o deal/negócio encerra a sua jornada dentro da automação.

Hoje, existem alguns caminhos em que podemos analisar as estatísticas da Jornada de Automação. As Estatísticas Gerais permitem visualizar dados de E-mail, WhatsApp e Atividades da Jornada. Na mesma seção, temos a opção de Instâncias dos Fluxos, que permite analisar o status individual de cada contato na sua Jornada de Automação.

Também existem, dentro da própria Jornada, uma aba de estatísticas dos contatos no fluxo e uma aba de estatísticas gerais de e-mail, que trazem todos os dados de forma agrupada.

A seguir, vamos entender mais a fundo cada uma delas:

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Para acessar essa funcionalidade, vá até a tela de Jornadas, que você pode acessar pelo caminho descrito anteriormente nesse artigo. Navegando até essa tela, basta clicar no botão de estatísticas como na imagem à seguir:
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Nessa tela podemos encontrar as abas:

Cada um desses mostra um tipo de estatística diferente, à seguir vou explicar cada uma dessas abas:

Nessa tela, você tem as estatísticas básicas de cada modelo de e-mail enviado.

Os eventos nessa tela são:

Spam/Descadastros

Nessa tela, você tem as estatísticas dos e-mails que caíram em Spam ou em que o contato se descadastrou do envio através do botão de descadastro.

Para entender mais sobre o botão de descadastro, acesse o artigo Modelo de E-mail.

Os eventos nessa tela são:

Não Entregues

Essa seção representa os e-mails que por algum motivo, não puderam ser Entregues para o seu cliente, ou seja o servidor de e-mail (ou aplicativo de destino) do destinatário não recebeu as mensagens. Os motivos podem ser:

Atividades

Essa seção serve como "logs" de cada ação realizada na Jornada, onde você pode ver detalhadamente quais são as ações que a jornada está realizando.
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WhatsApp

Essa seção mostra as estatísticas de desempenho das mensagens de WhatsApp enviadas nas Jornadas de Automação.

Ela exibe métricas como o número total de mensagens enviadas, lidas, não enviadas e que falharam, permitindo acompanhar a eficiência da comunicação e o engajamento dos contatos.
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Ao passar o mouse sobre o ícone de interrogação, é possível visualizar uma descrição de cada métrica.

Para acessar essa funcionalidade, o primeiro passo é entrar dentro de uma Jornada, clicando no ícone de "Olho"

Após isso, dentro da Jornada de Automação, clique na aba "Estatísticas de e-mails"
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Nessa tela você pode ver todos os eventos agrupados nos modelos de e-mail enviado na jornada, à seguir vamos descrever cada evento:

Para acessar essa funcionalidade, o primeiro passo é entrar dentro de uma Jornada, clicando no ícone de "Olho"

Após isso, dentro da Jornada de Automação, clique na aba "Estatísticas"

Nessa tela, nós temos acesso à algumas informações sobre as versões e quais contatos da sua Segmentação passaram em cada etapa.

No canto superior direito você tem acesso à diferentes versões da Jornada
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Cada versão representa uma alteração publicada ao clicar em “Publicar nova versão”.

Em cada versão, é possível visualizar estatísticas sobre quais contatos da sua Segmentação passaram por cada etapa. Ao clicar no ícone de “Pessoa” em roxo, abre-se uma tabela mostrando todos os contatos que já passaram por aquela ação.
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Por exemplo: Se você clicar no ícone da ação “Esperar”, verá todos os contatos que já aguardaram o tempo configurado.
Ou, se clicar no ícone de uma ação de e-mail, verá todos os contatos para os quais o e-mail já foi enviado.

Nessa seção, podemos analisar em geral, todos os contatos da sua Segmentação que iniciaram o fluxo e qual é o status deles na Jornada.

Dentro dessa seção, nós podemos filtrar por:

Atenção: O botão "Reiniciar Fluxo" só fica disponível nos casos em que a instância apresenta o status de "Erro" ou "Pendente".

Existem 2 limites de plano que impactam as Jornadas de Automação. O primeiro deles é o limite de Jornadas Ativas simultaneamente, que define quantas jornadas podem funcionar ao mesmo tempo. E o outro é em relação aos Créditos de Workflow.
À seguir entraremos nos detalhes de cada um deles.

Atenção: Para verificar os limites do seu plano, acesse a página de planos: https://leads2b.com/planos/
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Ou então a central "Gerenciador de Plano" na sua base pelo caminho:
Menu lateral > Nome da sua base > Gerenciador de plano:
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O limite de Jornadas ativas define quantas Jornadas podem ser ativas simultaneamente.

Por exemplo: Supondo que o usuário tenha um limite de 10 Jornadas ativas, e ao mesmo tempo tenha 10 Jornadas ativas simultaneamente, ele não será capaz de publicar novas Jornadas.

Para liberar um limite, deve-se desativar uma das Jornadas.
Esse processo é simples. Basta ir até a seção de Jornadas entrar em uma das ativas, e clicar em "Desativar" no canto superior direito. Como na imagem à seguir:
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Atenção: É Importante ressaltar que fluxos das funcionalidades "Fluxos de automação" e "Campanhas de e-mail" Também contam para esse limite.

Os Créditos de Workflow são os créditos que são consumidos pela realização das ações dentro das Jornadas de Automação.
Cada contato que passa por uma ação dentro da Jornada gasta um Crédito de Workflow.
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​Por exemplo: Imagine que você configurou uma Jornada com uma segmentação de 100 contatos e definiu 3 ações:

Ao publicar essa Jornada, os negócios entrariam na segmentação e, em seguida, os 100 negócios passariam pelas outras 3 ações, resultando em mais 300 créditos utilizados.

Ou seja, o custo total dessa Jornada foi de 300 Créditos de Workflow.

Atenção: A utilização excedente dos créditos gera uma fatura extra por "Excedentes". Isso significa que, caso seu limite seja 45.000 créditos e você utilize 50.000, esses 5 mil créditos excedentes serão cobrados numa fatura avulsa.

É importante ressaltar também que nesse caso, o administrador da base, receberá um e-mail de alerta ao atingir 70%, 90% e 100% do consumo.