Como configurar jornadas de automação?

As jornadas de automação combinam mensagens via WhatsApp e disparos de e-mails segmentados para otimizar a comunicação com os clientes. Além de permitir a criação de atividades de lembrete, como ligações, acompanhamentos e reagendamentos, não deixando nenhuma negociação passar em branco.

Acesse "Mkt", no menu lateral esquerdo da página inicial da plataforma Leads2b e clique em "Jornadas de Automação"

Você pode tanto iniciar uma jornada “em branco” como optar por um modelo pronto. Entre as alternativas, existem as de vendas inbound, vendas outbound, campanha de e-mail, jornada de pré-vendas e a nutrição de leads. Para criar uma nova jornada, clique no botão superior direito "+Nova jornada"

Uma janela chamada "Nova jornada de automação" abrirá, solicitando a identificação da nova jornada. Preencha com o nome que quer usar para identificá-la e clique em "Criar jornada"

Para iniciar a nova jornada, selecione sua segmentação clicando na engrenagem no canto direito de "Segmentação". É para essas pessoas que você vai criar o fluxo de comunicação

Abrirá uma janela chamada "Configurar lista ou segmentação", onde você deve selecionar a entidade e listas disponíveis para sua jornada. Você também pode optar por criar uma segmentação.

Para tanto, clique em “Criar segmentação de [entidade]”, sendo que a mensagem vai refletir a entidade selecionada no primeiro campo (prospect, lead, oportunidade, pós-venda ou cliente).

Uma janela será aberta apresentando as possibilidades de montagem da segmentação. Configure-a preenchendo as condicionais. Exemplo: prospects que estejam contidos no funil de prospect e contenham a tag “perdidos” ou que não estejam marcados como contato inválido no motivo de perda.

Feito isso, insira um nome para seu novo filtro na janela que abrirá e clique em “Salvar”

Outra forma de criar uma segmentação seria fora da jornada de automação, acessando o menu.

No menu lateral esquerdo, selecione “MKT”, em seguida “Segmentações”. Se quiser criar uma nova lista dinâmica, clique em “Criar lista dinâmica”.

Então, preencha o campo de entidade (prospect, lead, oportunidade, pós-venda e cliente).

Em seguida, configure sua lista preenchendo as condicionais. Exemplo: prospects que estejam contidos no funil de prospect e contenham a tag “perdidos” ou que não estejam marcados como contato inválido no motivo de perda.

Observações:

Selecione nos campos ou crie novas condições clicando no botão "+Adicionar condição". Finalize nomeando o novo filtro e salvando-o.

Clicando em “Nova importação”, a janela abaixo abrirá. Selecione o tipo de dado para a importação (exemplo: prospect, lead, oportunidade, pós-venda, cliente, etc). Lembrando que, para importar contatos, você precisa de uma planilha que tenha as informações organizadas de acordo com nosso padrão de dados.

Caso não tenha uma, baixe o modelo fornecido pela plataforma no formato mais conveniente para você (CSV ou XLSX).

Ative a opção “Mesclar dados importados com os dados existentes”, caso queira e clique em “Adicionar arquivo” para subir sua lista. Não esqueça de marcar a caixa de seleção referente à LGPD. Por fim, clique em “Continuar”.

Você avançará para a próxima etapa, onde poderá vincular os campos, selecionando as colunas do arquivo que correspondem aos campos do sistema. Vale destacar que as colunas do arquivo com a mesma descrição dos campos do sistema serão vinculadas automaticamente, porém, podem ser alteradas.

Após finalizar, clique em “Salvar”.

Agora, você está na terceira etapa da importação, onde deverá configurar a lista definindo o tipo de entrada:

Defina ainda o funil de vendas e configure a próxima ação, a data e hora desta ação, a origem e tag. Clique em salvar para avançar para a última etapa.

Observação: as configurações definidas nesta etapa serão aplicadas a todos os registros contidos na importação, sobrescrevendo os já informados.

Em seguida, a plataforma irá realizar a validação dos dados identificando o total de linhas, as linhas para importação e apontando linhas com inconsistências. Estando tudo correto, clique em “Continuar”.

Agora, com a segmentação devidamente criada e selecionada, resta escolher as ações que vão compor sua jornada de automação. Estas podem ser:

Atribuir negócio: leads desta jornada podem ser distribuídos automaticamente entre os membros da sua equipe ou serem tratados por usuários específicos. No primeiro caso, você precisará selecionar o roteador (para qual equipe quer direcionar os leads. Já no segundo, é preciso identificar o usuário que tratará os leads da jornada).

Aplicar tag: selecione uma tag para identificar os leads deste fluxo

Enviar um e-mail: use um template pronto para enviar para os contatos da sua lista ou crie um novo template específico para a campanha. Independentemente do caso, o campo "Assunto" será preenchido automaticamente, de acordo com o que foi definido no template, porém você pode alterar se quiser.

Selecione nome e endereço de e-mail do remetente e tipo de destinatário (contato principal ou e-mail físico). Enfim, selecione o domínio, os dias da semana e horários de disparo e clique em "Salvar"

Veja como criar um modelo de e-mail.

Enviar mensagem de WhatsApp: clique no botão "Selecione um modelo de mensagem" e escolha entre criar um novo modelo ou usar um dos templates prontos.

Marque a caixa de seleção se quiser que seja realizada a cobrança automática caso o limite de conversas seja excedido. Por fim, agende o envio da mensagem configurando dias e horários e clique em "Salvar"

Veja como criar um template de mensagem para WhatsApp

Esperar: configure o tempo de espera em dias, horas e/ou minutos. Marque também o período semanal e horários para considerar a espera. Feito isso, clique em "Salvar".

Condição: permite ações a partir de gatilhos de e-mail como, por exemplo, "Abriu", "Clicou" e "Respondeu" em um e-mail. Você deve atrelar essa condição a um e-mail que terá sua entrega antes dessa condicional, ele deve ser selecionado no campo "e-mail". Feitas as marcações, clique em "Salvar"

Configurar condição de contato: você pode criar subsegmentações da sua segmentação principal. Por exemplo, se na segmentação principal você colocou um grupo de contatos e neles vocês tem uma separação por tag, aqui você pode criar uma subsegmentação para cada tag, caso a abordagem tenha que ser diferente. Para tanto, selecione um caminho no campo e uma segmentação entre as disponíveis em suas listas (ou crie/edite a segmentação). Você pode adicionar quantos caminhos quiser clicando em "Adicionar um novo caminho". Ao finalizar, clique em "Salvar"

Configurar criação de negócio: quando um lead alcançar o objetivo da jornada, você também pode configurar a criação de negócio de acordo com a entidade, o funil e a etapa do funil. Depois, basta selecionar o modo de atribuição (distribuidor ou usuário — sendo que o primeiro requer que você defina sua equipe, caso tenha múltiplas equipes e o segundo exige a seleção de um usuário específico para tratar o lead)

Configurar movimentação de negócio: assim como na criação de negócio, você também pode simplesmente movimentar o negócio quando o lead realizar determinada ação da jornada. Para tanto, selecione o funil e a etapa do funil. Feito isso, clique em "Salvar"

Outras alternativas de ações possíveis são "Reativar negócio" e "Perder negócio"

Sendo que “Perder negócio" requer a definição de um motivo de perda. Dentro da opção, você também pode remover contatos de fluxos existentes, caso queira. Basta selecionar a caixa de seleção e salvar.

Além disso, existem as atividades que podem ser configuradas, como por exemplo lembretes de ligações, de estudos pré-ligação, confirmação de reunião, reagendamentos, entre outros.

Após criar e/ou selecionar suas atividades, configure os dias para elas, horários (em horas e minutos) e os dias da semana válidos para agendamento da atividade (dias da semana, horas/minutos).

Por fim, caso queira, marque as alternativas "Apenas contatos novos a partir da criação deste fluxo" e/ou "Todos os negócios da lista". Essa opção não valida e-mails ou telefones que estejam no fluxo.

Feito isso, salve e, para ativar a jornada, clique em “Publicar”. Caso queira publicar em outro momento, salve-a como rascunho.