Se você deseja alimentar o sistema com sua carteira de clientes, ou até mesmo aquela lista de mailings que você tem para prospectar, essa é a funcionalidade ideal para você!
Vamos lá?!
O que você verá nesse artigo:
Como acessar a página de importação?
Expandindo o menu lateral, acesse Leads > Segmentações:
Selecione a opção "Nova importação":
Sobre a planilha a ser importada
Antes de começar sua importação, é importante que suas planilhas estejam:
Formato CSV;
Sem formatação (como: células mescladas, fórmulas, entre outras);
Separe sua planilha de acordo com a etapa que deseja importar (prospect, lead, oportunidade, pós-vendas, clientes);
Os campos voltados a telefone, devem ser compostos apenas por números e caracteres correspondentes;
Os campos de textos, não devem conter caracteres de separação, ou dados que não correspondam a natureza da informação;
Mas caso você tenha dúvidas em relação às informações que sua planilha deve conter, ou até mesmo em como salvá-la no formato correto, não tem problema! Nós disponibilizamos para você um modelo de importação, basta fazer o download dela aqui:
Atenção, nosso modelo de importação varia de acordo com a entidade selecionada para a importação, por isso selecione e confirme a entidade antes de seguir com o preenchimento de sua planilha.
Informações obrigatórias: dependendo da etapa que será importada as informações, algumas informações são obrigatórias para que você tenha sucesso na importação:
Etapa | Informações obrigatórias |
Prospect / Lead / Oportunidade / Pós-vendas: | - Razão Social ou Nome Fantasia; - Telefone da empresa ou Email da empresa, |
Cliente Pessoas Jurídicas | - CNPJ; - Razão Social / Nome Fantasia; - E-mail. |
Clientes Pessoas Físicas | - Nome Completo; - CPF; - E-mail ou telefone. |
Produtos | Nome; - Descrição; - Unidade e Preço. |
Iniciar importação
Parte 1 - Carregar arquivo
Para iniciar a importação selecione qual tipo de dado você deseja importar: Prospect, lead, oportunidade, pós-venda, cliente pessoa física, cliente pessoa jurídica, produtos ou histórico;
Atenção, a opção “Mesclar dados”, você irá utilizar apenas caso esteja fazendo uma importação onde o objetivo é o preenchimento de campos vazios de uma importação realizada anteriormente. Vale reforçar, que essa opção não substitui campos já preenchidos, apenas alimenta campos em branco de importações anteriores.
Selecione o delimitador conforme a formação da sua planilha, entre “vírgula” ou “ponto e vírgula”;
Seguindo as leis de proteção de dados, informe a demanda da tratativa para a utilização dos dados. Caso você deseje saber mais sobre isso, você pode clicar aqui para acessar nosso material explicativo;
Ao lado direito da tela suba o arquivo da planilha:
Selecione a opção "Avançar" para continuar o processo de importação;
Parte 2 - Selecionar campos
Nesta segunda etapa, você deve selecionar qual coluna de sua planilha, deve alimentar cada campo no sistema.
Atenção, não é necessário preencher todos os campos, apenas os obrigatórios, os demais podem ficar em branco.
Caso as empresas que compõem sua planilha possuam mais de um responsável de contato para importação, adicione através da opção:
Para adicionar campos customizados, com informações personalizadas, nos cadastros das empresas a serem importadas, adicione através da opção:
Confira se todos os campos foram preenchidos corretamente e clique em:
Etapa 3 - Configurar
Nesta etapa realize as configurações finais:
Responsável: selecione quem será os responsáveis pelos negócios importados;
Usar coluna do arquivo com os e-mails dos responsáveis, nesse caso essa informação já precisa constar na planilha importada;
Atenção, os e-mail dos responsáveis precisam ser de usuários que já estão cadastrados na plataforma.
Usar um usuário como responsável para todos;
Escolher todos os responsáveis de um roteador, nessa opção o roteador precisa ser criado antes de iniciar a importação, e os negócios da planilha serão distribuídos de forma aleatória e igualitárias entre os usuário que compõe o roteador;
No campo “Próxima ação”, caso deseje, informe a ação que deve ser agendada automaticamente para os contatos importados. Em “Data e hora da ação”, informe os dados para o agendamento; [Campo não obrigatório].
Em “Funil de vendas”, informe a qual pipeline as empresas de sua importação devem ser atribuídas.
Em “Etapa do funil de vendas”, informe a etapa do pipeline na qual essas empresas se encaixam;
Lembrando que, com exceção da entidade prospects, você pode cadastrar novos funis de vendas conforme suas regras de negócio. Esse cadastro deve ser feito antecipadamente lá nas configurações.
Origem: Para otimizar a organização do seu funil de vendas e possibilitar a construção de outras demandas no sistema, você pode definir uma origem específica para seus contatos importados: [Campo não obrigatório].
Tags: Assim como é possível definir uma origem, também é possível aplicar uma tag já criada para todos os negócios importados: [Campo não obrigatório].
Atenção, caso a planilha já contenha uma coluna com informações de tags ou origem, ela será preenchida na etapa 2.
Etapa 4 - Revisar
Na quarta etapa, revise os dados que devem ser importados. Confirme as informações preenchidas e a quantidade de contatos de sua importação. Se estiver tudo correto, clique em:
Observações:
Dependendo da quantidade de informações que sua lista possuir, ela pode levar alguns minutos para ser concluída;
Se ocorrer algum imprevisto, você pode reverter a sua importação através deste ícone dentro de até 24h:
Atenção, para isso existem algumas regras, por exemplo: Os contatos importados não podem ter sofrido edições, conversões, ou estarem vinculados a orçamentos;
Em caso de geração de erros, baixe um relatório com os motivos para correção através do ícone:
Em caso de informações de Departamento de contato, TAGs, Origens e direcionamento para Roteadores, estes devem estar previamente cadastrados em sua plataforma;
Se tiver dúvidas, não deixe de buscar ajuda com nosso time através dos nossos canais de atendimento.
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