Fluxos são uma sequência de ações de abordagens de prospecção, com o objetivo de obter uma resposta do contato, ou provocar a geração de leads. Essa funcionalidade proporciona aos nossos clientes uma prospecção mais eficiente e otimizada, e nesse material você vai descobrir todas as regras de utilização por trás dela.

Pontos de atenção

Antes de você se aprofundar nessa funcionalidade, vale esclarecer alguns pontos:

  • Fluxos podem ser gerados apenas para prospects, leads e clientes. Oportunidades e pós vendas não são passíveis de inclusão em fluxos;

  • Apenas usuários com papel de acesso que possuam permissão ao módulo de Prospectar > Fluxos, e com liberação para edição e adição, conseguem realizar o processo;

  • Usuários, com exceção ao administrador, só poderão vincular listas de contatos aos fluxos, que sejam de sua responsabilidade.

  • Listas de prospects vinculadas a fluxos, caso os contatos respondam aos e-mails, serão gerados leads. Desta forma, sendo removidos do fluxo imediatamente;

  • Você pode duplicar um fluxo já existente, alterando apenas a lista de contatos e programação de envios através do ícone:

O primeiro passo de construção para um fluxo é a definição do público alvo a ser abordado. Para vincular o público a ser abordado ao no fluxo, orientamos a construção de uma lista dinâmica, ou se preferir, o vínculo direto de uma lista fixa enriquecida.

O destinatário que irá receber as programações de sua cadência, é o contato marcado como principal na sua tela de deal.

Atenção! É importante você saber que, se houver alteração do contato principal incluso no fluxo, ele será iniciado novamente para o novo contato adicionado.

Acesse Prospectar > Fluxos:

Na tela de fluxos, visualize todos os fluxos já cadastrados no sistema, ativos e inativos:

Para construir um novo fluxo, selecione o ícone de adição no canto direito da tela:

Em “nome do fluxo”, defina um título para sua cadência de abordagem:

O nome do fluxo é para consultas internas. Não será visível, ou apontado, para os contatos que receberão as abordagens.

Em “Entrada de contatos”, selecione a lista de contatos que deve ser vinculada ao fluxo:

Acesse a lista selecionada para verificação através do botão:

Caso deseje criar uma nova lista para vincular ao fluxo, selecione o botão “criar nova lista” à direita da tela:

Para que o fluxo não seja atribuído a contatos já inclusos na lista selecionada, e sim apenas para novos contatos adicionados a partir da data de ativação deste fluxo, marque um checkbox na seguinte opção:

Atenção! Reforçamos que, caso marcada esta opção, as abordagens não serão enviadas para as empresas incluídas na lista selecionada. Os envios serão efetuados apenas para novos contatos inseridos na lista, posterior a data de ativação do fluxo.

Em “ações”, adicione a composição de sua cadência de abordagem. Selecione entre envios de e-mail, agendamento de atividades, aplicações de tags, e intervalos de espera:

Existem dois tipos de cadências de abordagem, a cadência única, que utiliza apenas um tipo de atividade, como por exemplo apenas envios de e-mail. E a cadência mista, que mistura atividades, envios de e-mail, ações de follow up, etc.

As cadências mistas tendem a possuir um resultado maior de conversões, e é por isso que vamos te ensinar a incluir cada uma das ações disponíveis no seu fluxo!

Enviar E-mail:

  • Selecione a opção “enviar e-mail”:

  • Em “template de e-mail”, selecione o e-mail de abordagem construído em Prospectar > Templates:

Para saber como construir seu e-mail de abordagem, e deixá-lo predefinido, consulte nosso material “Templates”.

  • O campo de “assunto” será preenchido automaticamente com o título configurado na construção do template:

  • Caso deseje incluir variáveis no assunto do e-mail, para tornar a abordagem mais íntima, selecione o botão:

  • No campo “Nome do Remetente” inclua o título de remetente de e-mail. Pode ser o nome do vendedor responsável, da empresa, ou conforme se aplicar melhor a regra de negócio do usuário:

  • Em “endereço do remetente”, defina o e-mail a ser utilizado no envio. À frente do @, pode-se inserir o título de preferência do usuário, como nome do vendedor, nome da empresa, abordagens genéricas (comercial, contato, etc.), conforme se aplicar melhor a regra de negócio:

No campo referente ao domínio de e-mail, selecione entre as opções registradas disponíveis para uso no sistema:

E é isso! A programação da ação de envio de e-mail está pronta!

Vamos para a próxima?!

Esperar:

Uma cadência de abordagem bem planejada, além da inclusão de atividades mistas, deve possuir uma programação de intervalo de tempo entre elas.

Recomendamos que o intervalo seja de dias entre as ações, normalmente 2 dias de intervalo entre a primeira e segunda abordagem, 3 dias entre a segunda e a terceira, e no máximo 4 dias entre as demais.

Informe o período de dias, horas ou minutos que deseja configurar para o intervalo:

Atenção! Ao informar um período de dias para o intervalo, é importante saber que o sistema faz essa contabilização em horas. Por exemplo, se a atividade anterior foi realizada às 16 horas, e foi configurado um intervalo de 2 dias para a próxima ação, o sistema contabilizará 48 horas para a realização da próxima atividade.

Esperar e agendar:

Similar a funcionalidade anterior, além de configurar um intervalo entre as atividades, nesta opção é possível deixar agendado o horário para realização da próxima ação:

Por exemplo, intervalo de 1 dia, considerando o horário de 09h00 às 17h00, a próxima ação será efetuada após este período.

Criar Ação:

Inicialmente, é importante você saber que, essa atividade não se aplica a contatos do tipo “Prospect”. A criação de ações é válida apenas para Leads e Clientes:

Em “ação”, selecione a ação que deseja agendar:

Atenção! As ações devem ser previamente cadastradas em Parametrizações > Ações, para que estejam disponíveis para seleção.

Informe para daqui quantos dias, horas ou minutos, a ação deve ser agendada:

O agendamento da ação ficará registrado na tela de “histórico e ações” dos contatos de sua lista, e também será possível controlá-las em Meus negócios > Atividades.

Aplicar Tag:

Essa função permite a aplicação de tag em massa na lista vinculada ao fluxo. Utilize ela ao início ou final do fluxo, ou até mesmo como uma cadência única com a finalidade apenas da marcação.

Atenção! As tags devem ser previamente cadastradas em Parametrizações > Tags, para que estejam disponíveis para seleção.

Marcar como perdido:

Utilizada em sua maior parte ao final da cadência, para marcar contatos que não foram convertidos como perdas. Assim como as tags, pode ser utilizado em uma cadência única com a finalidade de marcar uma lista de contatos em massa:

Atenção! Os motivos de perdas devem ser previamente cadastradas em Parametrizações > Motivos de Perda, para que estejam disponíveis para seleção.

Caso deseje que os contatos marcados como perdidos sejam removidos de quaisquer outros fluxos, faça um checkbox na seguinte opção:

Pronto! Passamos por todas as atividades possíveis para se incluir em seu fluxo. Vamos às configurações finais.

Em configurações, selecione um roteador para receber as respostas do fluxo:

O roteador consiste em um grupo de usuários, ou um único usuário, que irá receber as respostas de e-mails do fluxo. Em caso de mais de um usuário, as respostas serão distribuídas por igual.

Atenção! Os roteadores devem ser pré definidos em Parametrizações > Distribuidor automático, para que estejam disponíveis para seleção.

No próximo passo, defina uma origem para os leads gerados a partir do fluxo:

Atenção! Essa configuração é válida apenas em casos em que a lista vinculada ao fluxo é de prospects, e ocorrem a geração de leads. Ao gerar um lead, a origem é automaticamente alterada para a selecionada.

Neste campo, selecione o agendamento de uma ação padrão para sempre que houver uma resposta aos e-mails do fluxo:

Selecione o pipeline e etapa correspondente para a conversão do novo negócio:

Por último, configure os horários desejados para disparo de e-mails adicionados a sua cadência:

Orientamos a programação para horário comercial, entre 09h00 e 16h00. Isso aumenta as possibilidades de abertura e conversões através das abordagens de e-mails.

Ative seu fluxo fazendo um checkbox na opção:

Clique em “salvar”:

Importante - O fluxo é iniciado dentro de 30 minutos a 01 hora, posterior a sua ativação.

Não se esqueça de seguir as boas práticas para fluxos de automação de e-mails para prospecção ativa:

  • Não inclua listas de empresas não enriquecidas em seu fluxo.

  • Configure um tempo mínimo de espera de 3 dias entre os e-mails.

  • Não repita o tempo de espera entre os e-mails.

  • Finalize seu fluxo com um motivo de perda ou com uma aplicação de tag para vinculá-lo a outra estratégia futuramente.

  • Sempre revise os resultados do seu fluxo e faça alterações de acordo com os dados.

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